Przechowywanie dokumentacji firmowej
Po więcej porad prawnych, zapraszamy na naszą stronę główną!
***
Podczas prowadzenia księgowości firmowej, przez biuro przewija się cała masa dokumentów. Każde z tych akt jest bardzo istotne, gdyż stanowi dowód księgowy, który należy pieczołowicie przechowywać przez ściśle określony okres czasu.
Po pierwsze dokumentacja ta musi być magazynowana w oryginalnej postaci w siedzibie zarządu spółki lub jego oddziale. Należy dokonać jej kategoryzacji na okresy rozliczeniowe. Umożliwia to szybkie odszukanie niezbędnych pism w razie potrzeby. Najistotniejsza jest kwestia bezpieczeństwa powyższych dowodów. Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest zapewnienie im ochrony przed zniszczeniami, uszkodzeniami, wszelkimi zmianami oraz dostępem osób nieupoważnionych i rozpowszechnieniem.
Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadziła wiele udogodnień w kwestii przechowywania dokumentacji firmowej. Umożliwiła bowiem prowadzenie akt przedsiębiorstwa w formie elektronicznej. Modyfikacje przeprowadzone w rozporządzeniu umożliwiły zaoszczędzenie ogromnych kwot związanych z tradycyjnym przechowywaniem dokumentacji. To jednak nie jedyna zaleta. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej zapewnia łatwy i szybki dostęp do firmowych akt z dowolnego miejsca na Ziemi z dostępem do Internetu.